Cómo organizamos el contenido de un espacio de Confluence

Para nosotros, los proyectos de implantación de herramientas Atlassian que hemos desarrollado a lo largo de estos años son mucho más que una colección de tareas en Jira. En el desarrollo de esos proyectos ocurren muchas cosas (entrevistas, reuniones, documentos, etc) que como equipo nos aportan conocimiento y queremos conservar. Es aquí donde Confluence, el producto de Atlassian para gestión de contenido de forma colaborativa, juega un papel clave para nosotros.

Además de la información derivada de los proyectos de implantación, en nuestro camino como equipo también hemos ido generando otro tipo de contenidos (formaciones, tips técnicos, certificaciones Atlassian, retrospectivas…). Por este motivo, inicialmente, decidimos estructurar la información en 3 espacios de Confluence.

  • Atlassian Tips & Tricks, dedicado a contenido técnico.
  • Atlassian Courses, con contenido sobre formaciones y certificaciones ACP (Atlassian Certified Professional).
  • Atlassian Projects, donde guardábamos información transversal sobre nuestros distintos proyectos de implantación.

Al igual que hemos visto en nuestros clientes, conforme fue pasando el tiempo y aumentando el contenido de estos tres espacios, nos fueron surgiendo dudas en cuanto a decidir en qué espacio se debía añadir cierto tipo de contenido. Al incorporarse nuevos miembros al equipo, sucedió algo que también suele habitual: surgieron problemas a la hora de buscar información en estos espacios. Por estos motivos, tras mantener una reunión de equipo  para tratar el tema, decidimos que, en nuestro caso, lo mejor era no solo unificar toda la información en un único espacio, sino también reorganizarla.

Así, creamos el espacio G2 Atlassian Team, que es el que utilizamos actualmente, donde tenemos organizada la información tal y como podéis ver a continuación.

  • En la sección Team es donde guardamos actas de las planificaciones, retrospectivas y formaciones internas que realizamos de forma periódica como equipo.
  • Dentro de Marketing de contenidos G2 tenemos información y artículos generados por el equipo para contribuir a la estrategia global de marketing de G2.
  • La sección Documentación Técnica contiene información de carácter técnico sobre instalación y configuración de cada una de las aplicaciones Atlassian con las que trabajamos, así como sobre distintos add-ons del Atlassian Marketplace.
  • En Cursos Suite Atlassian es donde guardamos todo lo relacionado con las formaciones que impartimos sobre los distintos productos de la suite.
  • Con el objetivo de ayudar a nuevos miembros del equipo, Certificaciones Atlassian contiene información, resúmenes y consejos que los distintos miembros del equipo hemos ido desarrollando a lo largo del tiempo mientras nos preparábamos para alguna de las certificaciones ACP.
  • Por último, en Documentación Clientes, tenemos información sobre cómo generamos la documentación para clientes así como enlaces a los distintos espacios de seguimiento de los proyectos de implantación que hemos ido desarrollando.

Al igual que es necesario refactorizar código en el desarrollo de software, en nuestro equipo pensamos que es igual de importante refactorizar tanto la información como la forma de estructurar su almacenamiento, de manera que se facilite tanto la organización de contenidos como su búsqueda. A día de hoy, esta estructura nos ha supuesto una gran mejora en estos aspectos, aunque también somos conscientes de que cualquier proceso de mejora continua es un viaje que no tiene fin.

PS.- Cuéntanos en los comentarios cómo organizáis la información en tu Confluence, feedback is welcome! 

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