Iniciar nuevos proyectos genera retos importantes no solo a nivel del manejo de equipo sino también en la organización y seguimiento. Un nuevo proyecto implica, en muchos casos, empezar a trabajar con un equipo compuesto por diferentes roles, niveles de acción e incluso usuarios externos, sin embargo la magia radica en la obtención inicial de información relevante del grupo de trabajo, entender los requisitos y las expectativas del proyecto, y esto es posible facilitando la dinámica de trabajo a través de entrevistas en donde los objetivos apunten a concretar ideas, datos, flujos de trabajo y toda aquella información relevante para un crear un backlog colaborativo que será fundamental para lograr la consecución de los objetivos del proyecto o iniciativa a implementar y que además será aprovechable para mejorar el rendimiento del equipo de trabajo y por ende el rendimiento de la empresa.

Implantar proyectos colaborativos eficientes se hace más sencillo cuando la creación de ese backlog se realiza a través de herramientas como Jira, en donde se ofrecen diferentes beneficios de automatización, seguimiento, asignación y colaboración, que fomenta también una experiencia de trabajo en equipo mucho más efectiva. Para empezar, será necesario asegurar que el líder del proyecto quien posiblemente administrará el proyecto en Jira, tenga claras algunas consideraciones, estas son por ejemplo, si el proyecto requerirá del uso de personas pertenecientes a alguna área de negocio en el caso de que el proyecto sea desarrollado para alguna de ellas, como marketing, atracción de talento, finanzas, etc. Aquí es importante entender si se puede o se debe aprovechar algún proyecto ya existente o si en definitiva el nuevo proyecto tiene consideraciones especiales únicas.

Por otro lado, haciendo referencia a la información a tener en cuenta, será necesario aclarar si hay esquemas de trabajo existentes o campos personalizados aprovechables, así como entender cómo se llevará la configuración del proyecto y el seguimiento de tareas y revisión del backlog. El líder del equipo de trabajo, o dueño del proyecto, también deberá entender a un alto nivel que tipos de problemas o tareas serán resueltas en Jira y deberá mantener una conversación a todos los niveles para comprender el proceso de trabajo del equipo y poderlo plasmar lo más acertadamente posible en la herramienta.

Debido a que en muchas ocasiones los proyectos son iniciativas que involucran personal externo, como por ejemplo, clientes, consultores, proveedores, socios, etc, es importante construir una experiencia de colaboración que genere valor a través de la priorización dentro del backlog compartido del proyecto. Así, la herramienta Jira Software logrará materializar este requerimiento a través de tableros ágiles y filtros rápidos que permiten ordenar el trabajo asignado de acuerdo a versiones, épicas y sprints según la metodología que se use para hacer seguimiento.

Para que esto confluya en una experiencia real de colaboración eficiente será necesario que el administrador considere la estructura del proyecto en cuanto a roles y grupos para los usuarios externos teniendo en cuenta que cada nuevo usuario deberá tener una licencia, lo cual en muchos casos, según la cantidad de personas involucradas, no es escalable para algunas empresas.

Sin embargo, alternativas como instalar la aplicación Customer Case para Jira Cloud, escala la práctica de colaboración a un nivel superior en donde es posible la interacción de los usuarios externos entre sí y con los usuarios internos de Jira facilitando la colaboración mediante la creación de tickets y un backlog compartido con la gran ventaja de que no es necesario crear un nuevo usuario de Jira.

Otra alternativa que potencializa la experiencia de colaboración es la integración de Jira Service Desk como herramienta de peticiones. Al contar con plantillas de servicio al cliente, soporte por correo electrónico y reglas de automatización el personal externo podrá tener un interacción colaborativa orientada a controlar tareas concretas asociadas a diferentes proyectos. Es posible agrupar a usuarios externos que pertenecen a una misma compañía y crear un portal privado, aunque no será una buena opción si se requiere colaborar en peticiones realizadas en proyectos públicos en donde los usuarios no pueden ser agrupados.

Para resumir, construir una experiencia de colaboración para la consecución de proyectos no solo traerá beneficios en términos de la maximización del producto o servicio a implantar, sino que también afianzará una cultura de colaboración dentro y fuera del negocio en donde las herramientas Jira jugarán un papel muy importante logrando materializar la intervención de todo el equipo. Por supuesto, será importante decidir cuál de las opciones es la más conveniente de acuerdo a las circunstancias y necesidades de cada proyecto.