Lograr que el conocimiento dentro de las organizaciones sea accesible ayuda a los equipos a maximizar la comunicación y la colaboración. Mantener el conocimiento organizado garantiza que los miembros del equipo puedan encontrar su trabajo cuando lo necesiten sin perder tiempo, es difícil saber por dónde empezar cuando se está construyendo una estrategia de documentación desde cero, sin embargo, hay algunos pasos que podemos seguir a la hora de crear, organizar y mantener esta estrategia. Además, herramientas como Confluence permiten que diferentes tipos de equipos y roles la usen de formas creativas que van mucho más allá de las notas típicas de reuniones o las páginas de requisitos del proyecto, lo cual hace que la estrategia a implementar sea versátil y dinámica pero siempre siguiendo un ciclo constante de mantenimiento.
Uno de los primeros pasos para crear una estrategia de documentación en Confluence es analizar la instancia actual, es importante tener una comprensión de alto nivel de cuánta y qué información se está almacenando actualmente en Confluence para que se genere un diseño de una estrategia sólida que la respalde. Para desarrollar esta comprensión será necesario dedicar tiempo a analizar exhaustivamente, lo cual ayudará a hacer un plan que se adapte a las necesidades actuales y futuras de la organización.
El siguiente paso será categorizar el contenido y diseñar un plan. Generalmente en Confluence hay cinco niveles de contenido: organización o empresa; nivel de departamento; nivel de equipo; nivel de proyecto y nivel personal. En este sentido, será importante entender qué información va más acorde a su nivel para que la evolución de la misma tenga una visión a largo plazo de acuerdo a los componentes y crecimiento del equipo. En conjunto con la categorización del contenido la organización de los espacios necesitará su administrador quien podrá crear nuevos espacio y delegar permisos.
Una vez que los espacios de Confluence se hayan organizado, ¡es hora de crear!. Los usuarios de cada espacio, quienes podrán ser de diferentes equipos, departamentos y proyectos pasarán tiempo creando y moviendo contenido o creando nuevos árboles de páginas dentro de un espacio.
Esto siempre podrá ser optimizado y controlado en base a la estrategia de documentación implementada y de acuerdo a las necesidades de cada área o proyecto, sin embargo, hay un valor adicional para el usuario cuando su contenido le permite crear con la seguridad que le genera el uso de plantillas diseñadas pensando en las necesidades de sus áreas o procesos de negocio.
Las plantillas de Confluence, hoy en día permiten que diferentes tipos de equipos y roles usen Confluence en formas creativas variadas y es por eso que Atlassian ha anunciado una nueva galería con más de 75 nuevas plantillas con las mejores prácticas del ecosistema. Cada plantilla viene con una guía complementaria como ayuda para comprender cómo puede beneficiar a tu equipo y cómo aprovecharla al máximo. Es posible encontrar opciones para Recursos humanos, Marketing y ventas, Desarrollo de software y TI, Diseño, Gestión de productos y más.
- Los especialistas en marketing pueden usar esta colección de plantillas desarrollar una estrategia de marketing y poder garantizar toda la información, investigación y mensajes que requieran para ejecutar una estrategia ganadora.
- Los equipos de recursos humanos pueden ayudar a preparar el ciclo de vida de desarrollo de los empleados con plantillas que les ayudan a la incorporación, el desarrollo y la retención de nuevos empleados.
- Los gerentes de productos pueden planificar y lanzar nuevos productos generando una colaboración exhaustiva con su equipo.
- Los diseñadores pueden usar plantillas para crear un diseño efectivo a escala que ayude en el arduo trabajo de su equipo de diseño, para construir una biblioteca de componentes, bloquear las pautas de escritura y desarrollar un sistema de diseño que todos los equipos puedan usar.
Ya hemos visto que cada equipo puede trabajar de forma única en Confluence con la ayuda creativa de las plantillas disponibles agregando valor y agilidad en la creación diaria de información y contenido. Aún así, será importante entonces establecer algunas pautas para mantener la estrategia de documentación en Confluence y proporcionar una estructura que ayude a los equipos y a nuevos miembros a comprender cómo utilizar Confluence. De este modo, presentar la herramienta durante una orientación o compartir páginas útiles de “inicio” logrará efectos de adherencia temprana en nuevos empleados.
Por otro lado, depurar el contenido de manera regular es una de las mejores prácticas para mantener y mejorar en el transcurso del tiempo la estructura de documentación. Las páginas desactualizadas se pueden mover a un espacio separado, el cual también se puede archivar. También hacer uso de etiquetas facilitará la agrupacion y búsqueda de contenido, estas etiquetas se podrán agregar a páginas, archivos adjuntos y espacios.
