Hay bastantes formas de estructurar tu trabajo en Jira Software que permiten aportar eficiencia y que al mismo tiempo permiten mantener el orden. Algunas herramientas de gestión de proyectos tradicionales requieren que las tareas tengan fechas de finalización, sin embargo existen proyectos que siguen un hilo continuo en el tiempo, ya sea las operaciones de reclutamiento de un equipo de recursos humanos o el desarrollo de una aplicación móvil. En Jira Software siempre es posible archivar este tipo de proyectos en vez de que queden estrictamente completados. En este artículo compartiremos algunas buenas prácticas que te ayudarán a estructurar tus proyectos en Jira Software teniendo en cuenta la eficiencia de sus características y la flexibilidad que aporta a la hora de gestionar proyectos de diferentes ámbitos dentro de una organización.

¿Cuál es la estrategia según el tipo de equipo?

Para responder esta pregunta es necesario hace una evaluación crítica de cómo funciona la organización y cómo están conformados los equipos de trabajo para cada proyecto. Por ejemplo, si el proyecto consiste en la liberación de un producto, lo más posible es que este proyecto sea llevado a cabo por un equipo de desarrollo de software que podría usar la funcionalidad de versiones de Jira Software, así será necesario considerar la organización de tus proyectos por productos liberables o grupos de trabajo que compartan un ciclo de lanzamiento común.

Por otro lado, si los proyectos están basados ​​en equipos, este es otro modelo organizativo común, permite que el trabajo refleje su organización de acuerdo a roles y es conveniente en configuraciones menos funcionales ya que es necesaria una administración más directa de los permisos de proyecto. La organización está estrechamente relacionada con las unidades de negocio y este puede ser otro tipo de modelo a considerar ya que generalmente los proyectos colaborativos no se rigen solamente bajo equipos técnicos. De este modo, organizarse también en torno a unidades de negocios más grandes como Marketing, Finanzas, Talento Humano, etc. permitirá tener en cuenta patrones similares que facilitará la configuración de flujos de trabajo y tipos de tareas.

Dentro las categorías de equipo es posible ser ser tan específico o tan amplio como se desee, incluso es posible mezclar y combinar categorías. Simplemente se recomienda reflejar los hábitos y propensiones organizacionales en la configuración de tu proyecto, si por ejemplo la empresa tiende a una reorganización constante, será necesario organizarse en torno a equipos y unidades de negocios, si por el contrato la empresa maneja una estabilidad organizacional y lleva a cabo líneas de proyectos muy bien delimitados, organizarse por equipos de trabajo permitirá apalancar la dinámica y colaborar de manera más flexible.

¿Qué tipo de Tablero debería escoger?

Una de las consideraciones más importantes para crear un proyecto en Jira Software es la disponibilidad de de contar con plantillas que ofrecen una representación visual única de tu trabajo, un flujo de trabajo básico y tipos de tareas o issue types relevantes. Las representaciones visuales también son llamadas “tableros“ y no son exclusivos de Jira Software, es posible encontrarlos también en Jira Core para gestionar proyectos asociados a unidades organizaciones del negocio como Atracción de Talento, Finanzas o Marketing, entre otras. Los tableros se convierten en el controlador de tu proyecto que permite monitorear el estado en tiempo real de las tareas activas.

Generalmente se tiende a hablar de exclusivamente de tableros scrum y kanban pero hay otros dos tipos de tableros disponibles en la instancia de Jira Software. Estos son, los tableros scrum y kanban de próxima generación (Next Generation) los cuales proporcionan una experiencia increíblemente flexible.

Si tu equipo tiene un conocimiento profundo de la metodología ágil es recomendable elegir scrum o kanban como proyectos clásicos. Si tu equipo es nuevo en la metodología ágil o si prefieres empezar a trabajar sin perder demasiado tiempo haciendo configuraciones, es recomendable que elijas los tableros ágiles de próxima generación.

¿Cómo podría clasificar mi trabajo?

Para poder clasificar el trabajo dentro de un proyecto hay características como componentes y etiquetas que te permitirán agrupar el trabajo similar. Las versiones son otra funcionalidad disponible que los equipos de software suelen utilizar para agrupar las tareas por versión liberable, estas también puede funcionar como un indicador de hitos para los equipos que no son de software. También existe la funcionalidad de enlazar tareas, esta es bastante útil a la hora de relacionar bloques de trabajo dentro de un proyecto. El enlace aparece en la vista de detalle de la tarea, por ejemplo, un enlace puede indicar que una tarea debe completarse antes de otra. 

El uso de componentes es la funcionalidad más comúnmente usada para crear “subproyectos“ dentro de Jira Software. Por ejemplo, los equipos de atracción de talento generalmente requieren separar su trabajo entre reclutamiento e incorporación; o los equipos de DevOps desean separar entre la confiabilidad del sitio y la administración de sistemas. Así los componentes se ajustan concretamente para este tipo de casos y además permitirá crear fácilmente informes y tableros de datos relacionados con una categoría de trabajo más amplia.

Para finalizar con una reflexión, es importante destacar que no hay una manera correcta de organizar el trabajo, pero seguir ciertas pautas recomendadas como buenas prácticas deberá ayudar a definir un contexto que te permitirá informar una decisión. Sin embargo, es definitivo pensar estratégicamente sobre lo que implica favorablemente la elección que se tome, por ejemplo, definir el trabajo bajo una experiencia más personalizada y amplia (incluyendo componentes o versiones) ofrecerá mayores ventajas en cuanto a la flexibilidad de administración, mientras que dividir el trabajo en múltiples proyectos implicaría una responsabilidad administrativa mayor.